Antigamente, os hospitais veterinários se preocupavam unicamente com as atividades médico-hospitalares, sem considerar o restante dos processos que mantêm a sustentabilidade financeira da empresa. Isso se refletiu em centralização dos processos clínicos, falta de interação entre os setores, desperdício de tempo e recursos.
Com o passar do tempo, surgiu a figura do gestor hospitalar, que aliava conhecimentos das atividades fins dos hospitais veterinários com as rotinas financeiras e logísticas que dão suporte aos procedimentos realizados.
Somando essas mudanças e o advento da tecnologia, foi possível planejar ferramentas que propiciassem uma atenção multidisciplinar centrada no paciente e no proprietário, conciliando com economia dos custos hospitalares.
Assim, reduzir os custos na gestão hospitalar tornou-se uma busca constante dos gestores hospitalares, realizada por meio da otimização dos processos, recursos financeiros disponíveis além da capacitação adequada dos colaboradores.
Por isso, se esta for sua missão, acompanhe nosso post de hoje e confira 4 estratégias para reduzir os custos na gestão hospitalar sem perder a qualidade na assistência ao paciente e ao proprietário.
1. ATENDIMENTO HUMANIZADO DO PACIENTE
O aspecto mais importante a ser considerado em uma instituição hospitalar é o atendimento humanístico ao paciente. Nesse sentido, é importante avaliar suas necessidades biopsicossociais, as expectativas em relação ao tratamento e as intervenções terapêuticas.
O atendimento humanizado configura-se como um diferencial nos serviços clínicos já prestados. Para tanto, é importante investir em treinamentos da equipe clínica direcionados ao perfil de paciente atendido, considerando os sentimentos vividos dentro do ambiente hospitalar e estabelecendo uma relação terapêutica de confiança.
Colocar-se no lugar do paciente, do proprietário e compreender suas angústias e medos é o primeiro passo. O segundo consiste em interpretar as mensagens verbais e não verbais do enfermo e seus acompanhantes, e traçar planos de cuidados personalizados.
2. GESTÃO AUTOMATIZADA DOS PROCESSOS
A gestão automatizada de processos consiste em armazenar as informações clínicas e gerenciais dos hospitais veterinários em um sistema informatizado. Esse benefício eliminará rotinas repetitivas de preenchimento manual de formulários e diminuirá o tempo dos colaboradores para essas atividades.
Os benefícios são diversos e podem ser avaliados no quesito financeiro e clínico. Em relação ao primeiro, verifica-se uma organização das atividades financeiras, tais como receitas e despesas, emissão de documentos e notas fiscais, além da possibilidade de geração de relatórios gerenciais. O resultado é a redução de custos com a aquisição e armazenamento de formulários, centralização dos dados e maior organização do hospital veterinário.
As vantagens clínicas se referem à conciliação dos dados do paciente, possibilitando a inserção das consultas, resultados dos exames laboratoriais e radiológicos e as condutas terapêuticas inseridas no formulário eletrônico.
Dessa forma, o trabalho será produtivo e atualizado em tempo real, garantindo segurança da prática e acesso rápido às informações clínicas. Para os médicos veterinários, a gestão informatizada agrega valor no sentido de poder estabelecer intervenções clínicas com maior acurácia baseando-se em dados atualizados.
3. SIMPLIFICAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DAS ROTINAS
O gestor hospitalar deve planejar estratégias que visam ao aumento da produtividade sem perder a qualidade na assistência ao paciente. A implementação de ferramentas clínicas e gerenciais pode garantir a eficiência das atividades e eliminar as que não atendem ao perfil da empresa.
Pensando nisso, é possível avaliar as rotinas clínicas quanto à sua efetividade e propor mudanças no intuito de melhorar os processos. A simplificação das rotinas pressupõe a diminuição da burocracia para se chegar ao atendimento clínico de fato.
Os gestores devem treinar inicialmente a equipe de atendimento e recepção dos proprietários e pacientes. Processos informatizados tendem a facilitar muito nesta questão. Assim que essas rotinas chegarem ao máximo de excelência em produtividade e efetividade, torna-se necessário reavaliar as atividades clínicas periodicamente.
Os gestores devem questionar as condutas dos médicos veterinários envolvidos no atendimento ao paciente a fim de estabelecer rotinas que beneficiem os envolvidos. Em alguns serviços, é possível fazer uma triagem dos processos clínicos para direcionar os casos que necessitam de atendimento emergencial.
Em serviços ambulatoriais, a marcação e a confirmação das consultas via plataformas de comunicação, como os aplicativos para celular, mensagens instantâneas ou contato telefônico, colaboram para manter o vínculo duradouro com a empresa.
As práticas gerenciadas devem ser padronizadas de forma que todos os colaboradores saibam compreender os passos para executá-las e as façam de acordo com o protocolo. Atividades de entrada de notas fiscais no sistema, gerenciamento de estoque dos produtos da farmácia e laboratório, emissão de relatórios de custos por setor, entre outros, devem ser muito bem detalhados em procedimentos operacionais padronizados e revisados sempre que necessário.
Para a execução fiel dos processos, é imprescindível o registro das atividades de forma padronizada e que este seja de fácil acesso a todos os interessados.
4. UTILIZAÇÃO DE INDICADORES EFICAZES
Os indicadores de gestão hospitalar são ferramentas que conseguem medir a eficiência dos processos internos. Eles podem estar relacionados ao atendimento clínico e às rotinas gerenciais.
Os indicadores relacionados ao atendimento podem ser medidos por meio de formulários simples de satisfação dos serviços e que avaliam desde o espaço físico até o tratamento dispensado pelos pacientes.
Os indicadores das práticas gerenciais se refletem por meio de relatórios que fornecem o número de consultas realizadas, número de exames solicitados etc. Estes indicadores fornecem um diagnóstico dos setores e auxiliam os gestores na tomada de decisão.
Assim, será mais fácil compreender quais atividades clínicas são lucrativas para a empresa, quais necessitam de mudanças na rotina e, ainda, quais precisam ser descontinuadas.
Reduzir os custos na gestão hospitalar é uma tarefa importante e vital, pois as rotinas precisam ser avaliadas quanto à sua eficácia financeira e clínica. Os processos necessitam de automatização para garantir eficiência das atividades e redução de custos administrativos. E as atividades precisam ser analisadas por intermédio de indicadores que forneçam a melhor estratégia a ser implantada.
O gestor hospitalar precisa dessa visão holística do negócio sem perder o foco na qualidade da assistência ao proprietário e ao paciente, que é o principal beneficiário dos serviços. A humanização e acolhimento durante as consultas devem ser o objetivo das ações clínicas.
Por isso, se você como gestor percebeu a necessidade de mudança, comece definindo suas prioridades e elaborando medidas para garantir o sucesso no atendimento clínico e a sustentabilidade financeira da instituição.
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